POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

1. Polityka Ochrony Danych Osobowych służy ustaleniu wymogów, zasad i regulacji dotyczących ochrony danych osobowych w Miejskim Przedszkolu nr 12 im. Janusza Korczaka  w Knurowie.
2. Polityka  jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
3. Terminologia:

• Polityka – oznacza niniejszą Politykę Ochrony Danych Osobowych;
• RODO lub Rozporządzenie – oznacza Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
• MP12 – oznacza Miejskie Przedszkole nr 12 w Knurowie;
• Podmiot przetwarzający – oznacza osobę lub podmiot, któremu MP12 powierzyło przetwarzanie danych osobowych;
• Osoba – oznacza osobę, której dane dotyczą, chyba że co innego wynika wyraźnie z kontekstu;
• IOD lub Inspektor – oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych;
• RCPD lub Rejestr – oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

1. W MP12 realizowane są zasady ochrony danych osobowych wynikające z RODO, w tym:

• legalność – MP12 dba o ochronę prywatności i przetwarza dane osobowe zgodnie z prawem;
• bezpieczeństwo – MP12 zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, podejmując stale działania w tym zakresie;
• prawa jednostki – MP12 umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje;
• rozliczalność – MP12 dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki z zakresie ochrony danych, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność z obowiązującymi przepisami.

1. MP12 przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:

• w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
• rzetelnie (rzetelność);
• w sposób przejrzysty dla osoby, której danej dotyczą (transparentność);
• w konkretnych i wyraźnych celach (ograniczenie celu);
• w zakresie nie większym, niż niezbędny (minimalizacja);
• z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
• nie dłużej, niż jest to niezbędne (ograniczenie przechowywania);
• zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (integralność i poufność).

1. System ochrony danych osobowych w MP12 składa się z następujących elementów:

• Inwentaryzacja danych – MP12 dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych i sposobów ich wykorzystania;
• Rejestr – MP12 opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych w MP12;
• Podstawy prawne – MP12 zapewnia, identyfikuje i weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych osobowych i rejestruje je w Rejestrze;
• Obsługa praw jednostki – MP12 spełnia obowiązki informacyjne wobec osób, których dane przetwarza oraz zapewnia obsługę ich praw;
• Bezpieczeństwo – MP12 zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
  • przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania lub ich kategorii;
  • przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych;
  • dostosowuje środki ochrony do ustalonego ryzyka;
  • posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
  • stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych Osobowych;
• Przetwarzający – MP12 posiada zasady doboru podmiotów przetwarzających dane osobowe na rzecz MP12, wymogi co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasady weryfikacji wykonywania umów powierzenia;
• Eksport danych – MP12 posiada zasady weryfikacji, czy MP12 nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza Unię Europejską, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania.

1. MP12 prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
2. MP12 spełnia obowiązki informacyjne wobec osób, których dane osobowe są przetwarzane poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji na stronie internetowej oraz tablicach informacyjnych oraz poprzez bezpośrednie przekazywanie odpowiednich informacji dotyczących przetwarzania danych.
3. MP12 realizuje prawa osób, których dane są przetwarzane, w szczególności w zakresie:

• Dostępu do danych – na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, MP12 informuje tę osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje ją o szczegółach przetwarzania;
• Uzyskiwania kopii danych – na żądanie MP12 wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych; za wydanie kolejnych kopii danych MP12 może pobrać opłatę odpowiadającą kosztom obsługi żądania wydania kopii danych;
• Sprostowania danych – MP12 dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby, której dane dotyczą oraz na jej żądanie informuje ją o odbiorcach, którym ujawniono jej dane osobowe;
• Uzupełnienia danych – MP12 na żądanie osoby, której dane dotyczą, uzupełnia jej dane osobowe; MP12 ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli byłoby ono niezgodne z celami przetwarzania, w szczególności gdy przetwarzanie tych danych nie jest niezbędne;
• Usunięcia danych – osoba, które dane dotyczą ma prawo żądania usunięcia jej danych, a MP12, o ile nie zachodzi wyjątek, o którym mowa w art. 17 ust. 3 RODO, jest zobowiązane do ich usunięcia, gdy:
  • dane nie są niezbędne do celów, do której zostały zebrane ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach;
  • zgoda na przetwarzanie danych została cofnięcia, a nie ma innej podstawy przetwarzania danych;
  • osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych;
  • dane były przetwarzane niezgodnie z prawem;
  • konieczność usunięcia danych wynika z obowiązku prawnego;
  • żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku.

MP12 na żądanie osoby informuje ją o odbiorcach, którym ujawniono jej dane osobowe.

• Ograniczenia przetwarzania danych – osoba ma prawo żądania od MP12 ograniczenia przetwarzania danych, gdy:
  • kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość;
  • przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą sprzeciwia się usunięciu tych danych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
  • MP12 nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  • Osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia czy po stronie MP12 zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

W trakcie ograniczenia przetwarzania danych, MP12 przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich w inny sposób (nie przekazuje, nie wykorzystuje) bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że działa w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, z uwagi na ważne względy interesu publicznego.

Przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania, MP12 informuje o tym osobę, której dane dotyczą.

MP12 na żądanie osoby informuje ją o odbiorcach, którym ujawniono jej dane osobowe.

• Przenoszenia danych – jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody osoby lub na podstawie umowy w systemach informatycznych MP12, na żądanie tej osoby, MP12 wydaje jej w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli jest to techniczne możliwe, przesyła je na żądanie osoby bezpośrednio innemu podmiotowi.
• Sprzeciwu – osoba może zgłosić umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw wobec przetwarzania jej danych, jeżeli dane przetwarzane są w oparciu o powierzone MP12 zadanie realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej (art. 6 ust. 1 lit. e) RODO). MP12 uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie MP12 ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, zgłaszającej sprzeciw lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

1. MP12 dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem:

• Minimalizacji zakresu – MP112 weryfikuje zakres pozyskiwanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania oraz dokonuje ich okresowego przeglądu nie rzadziej niż raz na rok;
• Minimalizacja dostępu – MP12 stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych
  • Prawne – zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień;
  • Fizyczne – strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń.

Szczegółowe zasady kontroli dostępu określone są w Polityce Bezpieczeństwa MP12.

• Minimalizacja czasu – MP12 wdraża mechanizmy kontroli okresu przechowywania danych osobowych oraz stosuje procedury archiwizacji danych.

1. MP12 zapewnia stopień bezpieczeństwa danych odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez MP12, w szczególności poprzez:

• Przeprowadzanie i dokumentowanie analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa;
• Dokonywanie oceny skutków planowanych operacji przetwarzania danych;
• Stosowanie środków bezpieczeństwa ustalonych w ramach analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa;
• Stosowanie procedur pozwalających na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych osobowych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.

1. MP12 posiada i stosuje zasady doboru i weryfikacji  podmiotów przetwarzających dane osobowe na rzecz MP12 opracowane, aby przetwarzający dawali gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych spoczywających na MP12.
2. MP12 rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania ich poza Europejski Obszar Gospodarczy.
3. MP12 zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizację ich przetwarzania.